Kennst du das Problem, wenn dir deine zu erledigenden Aufgaben über den Kopf wachsen? Der Tag sollte mindestens 40 Stunden haben? Du weißt ganz genau, was du heute tun willst und musst, doch dann kommt ein dringender Anruf oder sonst etwas das dich ablenkt und schon hast du ein Teil nicht mehr auf dem Schirm? Du vergisst wichtige Dinge zu erledigen oder priorisierst diese falsch? Wenn du dich auch nur teilweise in einem der Sätze wiederfindest, solltest du auf jeden Fall weiterlesen! Was dir fehlt ist ein effektives Zeitmanagement! Zeit ist ein wertvolles Gut, welches wir nur begrenzt zur Verfügung haben. Darum solltest du dir deine Zeit gut einteilen. Setze Prioritäten richtig! Delegiere unwichtige Tätigkeiten!

 

Das Modell der Zeitmanagementmatrix (Das Eisenhower-Prinzip)

Die Zeitmanagementmatrix wurde schon von dem ehemaligen US-Präsident Dwight D. Eisenhower erfolgreich verwendet. Populär wurde das Ganze dann durch den Autor Stephen R. Covey, welcher dies in einem Buch behandelt hat. Grundlage dieser Technik ist, dass du all deine anfallenden Tätigkeiten in einen von vier Quadranten einteilst. Kriterien für die Einteilung sind die Wichtigkeit und die Dringlichkeit der Aufgabe. Außerdem hilft dir die Zeitmanagementmatrix Aufgaben zu delegieren. Das Modell kannst du dir prinzipiell so vorstellen:

 

Die Bedeutung und die Kriterien der einzelnen Quadranten erfährst du in folgender Übersicht.

 

Quadrant A

In diesen Quadranten solltest du deine Aufgaben einsortieren die wichtig und dringend sind. Das sind beispielsweiße Krisen, kritische Probleme, Arbeiten & Tätigkeiten mit anstehender Deadline etc. Diese Aufgaben sind normalerweise Aufgaben, die du selbst erledigen musst. Alles in diesem Bereich kann dir ziemlich bald Kopfschmerzen bereiten. Da du vermutlich Kopfschmerzen nicht magst, ist es offensichtlich, dass alle Aufgaben in diesem Quadranten der Zeitmanagementmatrix die höchste Priorität haben und möglichst zeitnah erledigt werden müssen!

Allerdings sollten hier nicht alle anstehenden Tätigkeiten stehen, denn dann ist das Kind schon in den Brunnen gefallen. In diesem Fall brauchst du kein effektives Zeitmanagement sondern eine Lösung für Krisenmanagement.

 

Quadrant B

Dieser Bereich wird sehr oft einfach übersehen. Dabei ist der Quadrant B sehr wichtig für die Effektivität dieser Methode. Du musst beachten, dass alle Aufgaben in diesem Teil irgendwann in den Quadrant A rutschen, wenn du diese nicht vorher erledigst. Beispielhaft für diesen Bereich sind Dinge wie langfristige Ziele und Planungen oder Aufgaben für große länger laufende Projekte. Die Aktivitäten hier sind wichtig, da sie sich in Zukunft lohnen können. Allerdings musst du diese nicht sofort erledigen.

 

Quadrant C

Alle Tätigkeiten, die du in Quadrant C einsortierst sind dringend, aber nicht wichtig! Telefonate, Meetings, Verwaltungsaufgaben und Papierkram, das Öffnen der Tagespost und das Prüfen deiner E-Mails. Dies sind Dinge, die in deiner Zeitmanagementmatrix teilweise unter dem Quadrant C eingeordnet werden können. Dieser Quadrant ist relativ schwierig zu festzulegen da hier sehr leicht Tätigkeiten in Quadrant A landen können. Die Dringlichkeit einzuschätzen ist manchmal ziemlich schwer und wird leider meistens von deinen Mitmenschen beeinflusst. Meist befinden sich hier Routineaufgaben, die du nicht gerne machst, die allerdings trotzdem erledigt werden müssen. Am besten delegierst du, wenn möglich, die Aufgaben aus diesem Bereich an Andere oder erledigst diese blockweise.

 

Quadrant D

In den Quadrant D solltest du alle unwichtigen und nicht dringende Aufgaben einsortieren. Da schon von der Definition her der Inhalt dieses Quadranten eher unnötig und zeitfressend ist solltest du deine wertvolle Zeit nicht hiermit verschwenden. Delegiere diese Tätigkeiten oder streiche sie von deiner Liste! Move to trash, sozusagen.

 

Praktische Anwendung der Zeitmanagementmatrix

Die Zeitmanagementmatrix kannst du auf verschiedene Art und Weise anwenden. Zum Einen kannst du natürlich die vier Quadranten, wie oben zu sehen, aufzeichnen und deine Aufgaben direkt dort hinein schreiben (analoge Anwendung vorausgesetzt). Zum Anderen, welches meiner Meinung nach die praktikablere Methode ist, schreibst du dir deine anstehenden Aufgaben in die ToDo-Liste deiner Wahl (analog oder digital spielt hierbei keine Rolle) und priorisiert diese mit A, B, C oder D. Hier musst du einfach etwas herumexperimentieren was für dich der Beste Weg ist.

Logischerweise musst du alle Aufgaben unter Quadrant A abarbeiten, da diese dir unmittelbar schaden können. Wenn hier alles erledigt ist, machst du mit Quadrant B weiter. Je gründlicher du hier bist, desto weniger ‚eskaliert‘ nach Quadrant A. Sind alle Dinge unter A und B erledigt, kannst du dich dem Quadranten C und, falls überhaupt nötig, dem Quadranten D widmen. Wie gesagt ist es jedoch sinnvoller diese Aktivitäten zu delegieren. Trotzdem gilt für Aufgaben, dass du diese so zeitnah wie möglich erledigen (oder eben delegieren) solltest!

 

Fazit

Mit der Zeitmanagementmatrix hast du jetzt eine Methode an der Hand, die zwei große Vorteile bietet. Du steigerst deine Produktivität und verbesserst dein Zeitmanagement indem du anhand fester Kriterien sinnvoll priorisierst. Außerdem hast du dadurch einen sinnvollen Überblick welche Dinge du besser delegieren kannst/solltest.

Hast du schon Erfahrungen mit der Zeitmanagementmatrix nach Covey sammeln können? Oder verwendest du eine andere Methode zum Zeitmanagement und Organisation?