Worauf muss ich bei der Arbeit mit Virtuellen Assistenten achten?
Was ist das Wichtigste beim Outsourcing?
Hast du Tipps für ein externen Team?
Diese und viele weitere Fragen bekomme ich oft von Kunden gestellt. Aber auch online treten diese Fragen sehr oft auf.
Um viel Ungewissheiten zu beseitigen und und dir die Arbeit mit einem externen Team zu vereinfachen habe ich hier die 10 Top Tipps für die Arbeit mit Virtuellen Assistenten.
Tipp #1: Sei realistisch
Erwarte nicht zu viel von deinem Virtuellen Assistenten. Gerade am Anfang.
Outsourcing wird oft als Wunderpille verkauft. Kurz mal ein paar lästige Tätigkeiten auslagern und das Business läuft wieder perfekt.
Denk mal darüber nach ob das logisch klingt. Nein. Nichts läuft anfangs ohne Probleme. Auch externe Mitarbeiter brauchen eine Eingewöhnung in deine Arbeitsweise und Tätigkeiten.
Tipp #2: Vereinbare realistische Timelines
Es bringt dir nichts, wenn dein VA keine Deadline einhält.
Dann gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder du hast eine schlechte Wahl getroffen, oder deine Deadlines sind zu knapp.
Prüfe noch einmal alle Parameter und denke über die Tätigkeiten nach. Vereinbare in Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten realistische Timelines.
Tipp #3: Mache klare Vorgaben
Hierbei verhält es sich genau wie mit Deadlines.
Denke nochmal über die Aufgaben und Tätigkeiten nach. Versuche es von außen zu betrachten. Sind deine Vorgaben verständlich?
Formuliere Arbeitsanweisungen lieber ausführlicher. Erhalte dafür auch das Ergebnis, welches du erwartest. Anstatt knapper formuliert und nur Schrott als Ergebnis.
Tipp #4: Nutze deine Zeit
Der Hauptgrund, warum du als Solopreneur mit einem externen Team arbeitest ist die Zeiteinsparung.
Tätigkeiten, die du nicht gut kannst und/oder die viel Zeit beanspruchen aber nicht zur strategischen Führung deines Business gehören solltest du auslagern. Dadurch hast du natürlich wieder mehr Zeit zur Verfügung.
Nutze diese gewonnene Zeit sinnvoll in die Entwicklung von dir und deinem Business. Mache nicht den Fehler andere sinnlose Aufgaben zu erledigen.
Tipp #5: Investiere in die Entwicklung deiner VAs
Reserviere dir genug Zeit für die Weiterentwicklung deiner Virtuellen Assistenten.
Natürlich ist das lästig und kostest teilweise Zeit und Geld. Aber nur so kannst du sicherstellen, dass du die Ergebnisse erhältst, die du qualitativ möchtest.
Deine VAs können dann ohne ständige direkte Führung arbeiten und die Zusammenarbeit läuft für beide Seiten zufriedener.
Tipp #6: Baue Vertrauen zu deinem Virtuellen Assistenten auf
Wie jeder Vorgesetzte zu seinen Mitarbeitern Vertrauen aufbauen muss, musst auch du dies tun. Es spielt dabei keine Rolle, dass deine Angestellten keine festen Mitarbeiter sind. Oder nicht bei dir vor Ort.
Versuche nicht alles ‚kaputt zu managen‘.
Baue Vertrauen in die Person auf.
Vertraue den Fähigkeiten und der Arbeit, die dein Virtueller Assistent für dich erledigt.
Tipp #7: Beauftrage Selbständige VAs
Virtuelle Assistenten kannst du über verschiedene Unternehmen und Plattformen buchen. Wenn du am Anfang deiner Reise zum smarten Entrepreneur stehst und erste Versuche mit externen Mitarbeitern machst ist das eine super Lösung.
Auch wenn du nur gelegentlich Unterstützung von Virtuellen Assistenten in Anspruch nimmst. Du musst dich dabei um nicht viel kümmern. Das erledigt alles der Anbieter.
Das hat jedoch auch seinen Preis.
Wenn du regelmäßig oder dauerhaft Unterstützung benötigst oder sogar ein ganzes externes Team beschäftigst solltest du auf Freelancer setzen. Diese sind in der Regel günstiger und die Arbeitsqualität ist oft besser. Schließlich arbeiten die auf eigene Rechnung.
Baue dir ein Netzwerk solcher Freelancer auf und Pflege es. Dann hast du in Engpässen auch die nötige Unterstützung.
Tipp #8: Lob & Prämien
Deine VAs hören gerne Lob und aufmunternde Worte. Wie jeder Mitarbeiter. Und Geschäftspartner. Und einfach jeder Mensch.
Zeige deine Wertschätzung für die getane Arbeit und sprech es aus, wenn etwas wirklich gut gemacht wurde.
Bedanke dich.
Auch ein kleines Geschenk oder eine kleine Prämie können Wunder wirken.
Tipp #9: Bezahle Pünktlich. Immer!
Du kennst das. Das schlimmste sind Kunden, die keine Rechnungen bezahlen. Immer zu spät und immer am nörgeln mit tausend Ausreden.
Arbeitest du gerne mit so jemandem zusammen? Sicherlich nicht!
Sei nicht selbst so jemand und bezahle deine Virtuellen Assistenten immer pünktlich!
Tipp #10: Sehe es als Business Beziehung und nutze es
Auch wenn dein externes Team gewissermaßen deine Mitarbeiter sind, sind sie trotzdem Geschäftspartner.
Sehe die Zusammenarbeit als Business Beziehung zwischen Geschäftspartnern an und nutze sie entsprechend.