Ich bin überzeugt davon, dass die E-Mail eine wunderbare Erfindung ist! Ich bin jedoch auch überzeugt davon, dass die E-Mail einer der größten Zeitfresser sein kann! Zumindest bei falscher Anwendung!
Du kennst die Situation sicherlich. Du machst morgens deinen Computer an und in deiner Inbox warten schon wieder haufenweise E-Mails darauf abgearbeitet zu werden. Du überfliegst diese und bearbeitest die Dringendsten. Die Restlichen lässt du nach dem Anschauen erst mal liegen, da du momentan keine Zeit hast. Und das geht ständig und mehrfach am Tag so.
Natürlich solltest du als Entrepreneur die Vorteile und die Schnelligkeit des Medium E-Mail für dich nutzen. Jedoch darfst du nicht so viel wertvolle Zeit in die Verwaltung deiner E-Mail Kommunikation stecken.
Natürlich kannst du deine komplette E-Mail Kommunikation oder zumindest einen Teil davon an Virtuelle Assistenten auslagern. Falls du dies jedoch nicht möchtest oder deinen Teil der Arbeit (oder vielleicht auch den deines Virtuellen Assistenten) optimieren möchtest solltest du auf jeden Fall weiter lesen. Ich habe hier nämlich für dich 5 Tricks um deine Inbox unter Kontrolle zu halten und weniger Zeit zu verschwenden!
Trick #1 – E-Mail nur zu festen Uhrzeiten
Mach deine Mail-Programm zu!
Ich meine es ernst! Du verschwendest sehr viel Zeit dabei, wenn deine E-Mail Software den ganzen Tag läuft und alle paar Minuten nach neuen Mail prüft. Sobald eine neue E-Mail da ist, bist du abgelenkt und liest diese dann doch. Keine Mail ist so wichtig, dass diese innerhalb von 10 Minuten bearbeitet werden muss. Falls du Kunden hast, die dieser Meinung sind, solltest du diese gleich umerziehen!
Überleg dir einen festen Zeitplan zu dem du deine Mails checkst. Dies können feste Uhrzeiten am Tag sein oder auch fest definierte Abstände. Pauschal kann ich dir dies nicht sagen. Du kennst deinen Arbeitstag besser als ich. Wichtig ist nur, dass die Zeiträume zwischen zwei Prüfungen groß genug sind. Du sollst dazwischen schließlich produktiv arbeiten können.
Ich beispielsweiße checke alle 2,5 Stunden meine E-Mails. Dies ist ein Zeitraum, den auch die hektischsten Kunden abwarten können!
Trick #2 – Arbeite nach der 1-Klick-Regel
Dieser Trick ist einfach! Sobald du eine neue E-Mails öffnest bearbeite diese. Nicht lesen, schließen und später bearbeiten. Später kennst du den Inhalt nicht mehr ganz genau und liest noch einmal. Doppelt Zeit für eine Tätigkeit aufgewendet. Nicht sonderlich clever.
Wenn du eine E-Mail öffnest solltest du noch genau einen Klick machen: Entweder beantworten, löschen oder archivieren!
Trick #3 – Antworte mit drei Sätzen
Beantworte jede E-Mail mit nicht mehr als drei Sätzen! Du sparst Zeit zum Tippen, lernst dich kurz und knapp zu fassen und auf das Wesentliche zu konzentrieren. Falls du dein Anliegen nicht in drei Sätzen schreiben kannst, schnapp dir dein Telefon und ruf an!
Ich habe mir dies mittlerweile so stark angewöhnt, dass ich einen Großteil meiner E-Mails mit drei Sätzen beantworten kann. Ansonsten rufe ich wirklich dort an und kläre mein Anliegen telefonisch. Am Anfang war dies natürlich nicht einfach, aber mit etwas Übung ist dies schaffbar und du gewöhnst dich daran, knappe Mails zu schreiben. Auch deine Geschäftspartner gewöhnen sich daran, solche E-Mails zu erhalten. Wenn du nicht unhöflich erscheinen mahst, erkläre diesen, warum du so schreibst. Ich habe es erlebt, dass dies jemand so toll fand und dann auch nur noch mit drei Sätzen geantwortet hat!
Trick #4 – Keine unnötigen Verteiler
Schau deine Mails durch, die du in der Woche erhälst. Sind hier Newsletter oder Verteiler dabei, die du nicht ständig liest? Trage dich aus allen unnötigen Verteilern aus! Auch firmeninterne, wenn hier nicht ständig wichtige Informationen für dich dabei sind.
Nutze die Unsubscribe-Funktion der Newsletter, welche du nicht jedes mal liest!
Dadurch hast du schon wieder Zeit gespart, weil du diese Mails nicht löschen oder sonstwas musst. Zudem hälst du deine Inbox übersichtlicher.
Trick #5 – Zweckentfremde deine Inbox nicht
Deine E-Mail Inbox ist der Ort, an dem deine E-Mails ankommen. Nicht mehr und nicht weniger! Nutze diese nicht als Notizbuch, ToDo Liste oder Projektmanagement-Tool oder weiß ich welch abenteuerliche Ideen du hier vielleicht hast. Nutze zur Zusammenarbeit z.B. Evernote. Oder irgendein Projektmanagement-Tool in der Cloud. Dein Posteingang ist jedoch definitiv der falsche Ort dafür. Solche Informationen machen diesen nur unübersichtlich und lenken ab!