Virtuelle Assistenten kennt mittlerweile jeder. Virtuelle Persönliche Assistenten, Virtuelle Assistenen oder VPA genannt. Doch was machen diese? Wie kannst du diese für dich und dein Unternehmen nutzen? Ich zeige dir in diesem Artikel, was Virtuelle Assistenten sind und was sie nicht sind. Ich erkläre dir, warum du auf sie zurückgreifen solltest und wie du sie clever einsetzen kannst. Außerdem kommt es bei dem Thema Virtuelle Assistenten oft zu Missverständnisen oder falschen Vorstellungen. Diese werde ich auch im Laufe des Artikels berichtigen

Was sind Virtuelle Assistenten?

Virtuelle Assistenten sind in den USA seit ungefähr mitt der 90er Jahre bekannt. Richtig bekannt wurde diese Form der Assistenz in Deutschland erst durch das Buch ‚Die 4-Stunden-Woche‘ von Timothy Ferris. Virtuelle Assistenten sind prinzipiell das Selbe wie ’normale‘ Assistenten. Ebenso können sie prinzipiell die gleichen Aufgaben erledigen. Der Unterschied liegt darin, dass du keine angestellten Mitarbeiter hast. Du hast deine Assistenz ausgelagert. Während eine angestellte Assistentin oder ein angestellter Assistent den ganzen Tag um dich herum ist und auch Geld kostet wenn es gerade nichts zu tun gibt, wird ein Virtueller Assistent nach benötigter Zeit abgerechnet. Dabei sind wir dann schon beim ersten Vorteil. Der Virtuelle Assistent kostet dich nur Geld, wenn du ihn benötigst. Zudem hast du keine Lohnnebenkosten etc. und kannst somit deine Fixkosten niedrig halten. Ein weiterer großer Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit. Während du für klassische angestellte Mitarbeiter eine relativ lange Vorlaufzeit hast, kannst du Virtuelle Assistenten binnen kürzester Zeit nach Bedarf buchen. Dies ist vor allem für Solopreneure und Startups nützlich wenn während eines Projektes oder eines Produktlaunches kurzfristig personelle Verstärkung benötigt wird.

Allerdings solltest du dich von dem Gedanken verabschieden, dass ein Großteil deiner Arbeit in Niedriglohnländern wie Indien o.ä. erledigt wird und du nichts oder kaum etwas dafür tun musst. Viel mehr sollte nicht immer nur der Preis des Assistenten eine Rolle spielen. Achte auch auf Erfahrung und Kentnisse. Auf dem deutschen Markt kostet eine Arbeitsstunde eines Virtuellen Assistenten zwischen 5 € und 20 €. Die Preise sind zum Einen natürlich abhängig vom Anbieter der Dienstleistung und zum Anderen auch von der Anzahl der gebuchten Stunden. Die meisten Anbieter haben hier Staffel- und/oder Paketpreise im Angebot. Hier musst du einfach die Angebote vergleichen, welches für dich am Besten passt.

So kannst du Virtuelle Assistenten einsetzen

Wenn du bisher noch keine Erfahrungen mit Assistenten im Allgemeinen hast und nicht weist welche Aufgaben du sie erledigen lassen kannst habe ich einen super Trick für dich. Les meinen Artikel über die Zeitmanagementmatrix. Alle Tätigkeiten die du nach dieser Methode in die Quadranten C oder D einordnest und somit delegieren kannst, können durch einen Virtuellen Assistenten erledigt werden. Dies sind prinzipiell viele Verwaltungsaufgaben, Standardaufgaben und sonstige Tätigkeiten, die dich Zeit kosten und unternehmerisch nicht direkt weiterbringen. Delegiere diese Aufgaben an deinen Virtuellen Assistenten und du hast mehr Zeit für die wichtigen Dinge in deinem Unternehmen. Du kannst dich viel mehr auf deine Kernaufgaben konzentrieren und mehr Zeit darin investieren. Aber beachte bitte, dass es hierbei ’nur‘ um Assistenten und deren Aufgaben geht. Assistenten sind keine Programmierer oder CAD-Konstrukteure oder was auch immer. Dafür gibt es dann andere Formen des Outsourcing.

Damit du eine Vorstellung bekommst, von welchen Tätigkeiten ich spreche habe ich eine kleine Übersicht erstellt:

• Backoffice
  Die vermutlich naheliegendste Möglichkeit sind klassische Backoffice Aufgaben. Versenden von Kundenmailings, beantworten von E-Mails, Terminabsprachen, Formulierung von Schreiben und eventuelle Kundentelefonate.

• Reiseplanung
  Wenn du oft unterwegs und auf Reisen bist, könntest du die Reiseplanung, Flug- & Hotelbuchung durch Virtuelle Assistenten erledigen lassen.

• Übersetzung
  Viele VPAs sprechen mehrere Sprachen. Falls du Texte oder Mails o.ä. in einer anderen Sprache benötigst, kannst du diese Aufgabe erledigen lassen.

•  Pflege von Produktbeschreibungen
  Die meisten Betreiber von Onlineshops kennen das Problem: die Produktbeschreibungen müssen gepflegt werden, doch meist fehlt hierfür die Zeit.

• Erstellung von Produktbeschreibungen, Präsentationen & Handbüchern
  Ebenso die Erstellung von Handbüchern, Präsentationen und Produktbeschreibungen kannst du an deinen Virtuellen Assistenten delegieren. Die meisten haben hier einige Erfahrungen und können mit entsprechend genauen Anweisungen gute Ergebnisse abliefern.

• Recherche
  Dank dem Internet können auch Rechercheaufgaben sehr gut von einem VPA übernommen werden. Dabei ist es egal ob du eine umfassende Recherche zu einem bestimmten Thema oder deinem neuen Projekt benötigst oder ob du einen Preisvergleich für ein neues Notebook brauchst.

Du siehst in dieser kleiner Auswahl, welche Möglichkeiten es hier gibt. Mit etwas Verstand und Überlegung findest du sicherlich noch mehr Tätigkeiten die du hier auslagern kannst. Auch wenn es am Anfang vermutlich etwas ungewohnt ist, solltest du den Einsatz eines VPA überlegen und für dich prüfen. Mit der Zeit bekommst du ein Gespür dafür, welche Aufgaben sich besser delegieren lassen und welche nicht. Ebenso an welchen Assistenten du u.U. was vergibst, falls du verschiedene nutzt.

Fallen dir noch weitere Einsatzmöglichkeiten ein? Welche Erfahrungen hast du bisher mit Virtuellen Assistenten gemacht?